Come tradurre, asseverare e legalizzare documenti in Italia: una guida completa
Presentare in Italia un certificato, un diploma, un atto notarile o altri documenti emessi all’estero richiede una procedura specifica che include non solo la traduzione ma anche la legalizzazione secondo quanto previsto dalla normativa italiana.
Parliamo quindi di traduzione legale dei documenti accompagnata da legalizzazione o postilla (“apostille” in francese), che ne garantiscono la totale validità. Un processo complesso che dipende da regolamentazioni che possono cambiare a seconda del Paese che ha emesso il documento e, ovviamente, dal tipo di utilizzo che ne farà il committente.
Questo articolo accompagnerà il lettore aiutandolo a comprendere quando serve la traduzione giurata, ovvero una traduzione ufficiale redatta da un traduttore professionista e asseverata presso un tribunale o uno studio notarile, come funziona la legalizzazione e quali documenti vengono richiesti.
Quando serve la traduzione ufficiale di un documento?
Non sempre un documento redatto in lingua straniera e proveniente da un altro Paese può essere utilizzato in Italia e, molto spesso, per essere accettato da tribunali, enti pubblici oppure università, richiede una versione ufficiale italiana, redatta da un professionista e che abbia valore legale.
Lo stesso vale per qualsiasi documento scritto in lingua italiana e destinato a un Paese straniero.
Una prassi che è valida per certificati di matrimonio oppure di nascita, diplomi, contratti di lavoro, atti notarili ma anche altri documenti personali o amministrativi.
Ecco, quindi, che diventa necessaria una traduzione ufficiale dei documenti, e più precisamente:
- la traduzione semplice, utile a uso informale interno;
- la traduzione asseverata o giurata, che allega un verbale necessario ad attestare e garantire la fedeltà del contenuto rispetto all’originale, e conferisce quindi valore legale;
- la traduzione legalizzata, che prevede un passaggio aggiuntivo che autentica la firma del funzionario o pubblico ufficiale. Questo rende il documento valido anche all’estero.
Comprenderne chiaramente utilizzi e differenze è importante per evitare ostacoli e problemi nella presentazione del documento agli enti di competenza e destinazione.
Traduzione giurata o asseverata: uno sguardo da vicino
La traduzione asseverata, o giurata, è un documento ufficiale che viene reso valido tramite un atto formale, il verbale di asseverazione, ovvero una dichiarazione che certifica che il traduttore, sotto giuramento, ha tradotto fedelmente quanto presente nel contenuto originale.
Questo passaggio si svolge davanti a un pubblico ufficiale, solitamente un funzionario o cancelliere del tribunale, e il verbale viene poi allegato alla traduzione e al documento originale, formando un unico fascicolo.
La prassi attribuisce valore legale alla traduzione convalidandola in tutti i contesti in cui è previsto un testo che sia efficace quanto quello di partenza.
Il traduttore coinvolto non si limita semplicemente a tradurre, ma si assume la responsabilità legale del contenuto, dichiarandone assoluta accuratezza, davanti alla legge.
Il processo di asseverazione può avvenire in tribunale, ma anche presso uno studio notarile o davanti a un giudice di pace, a seconda dei casi specifici.
Quali documenti può coinvolgere? Come anticipato, certificati di nascita, di morte oppure matrimonio, diplomi, sentenze e atti giudiziari, contratti, deleghe, patenti di guida, libretti di circolazione, documenti aziendali ufficiali e molti altri.
Anche le traduzioni tecniche possono rientrare tra quelle destinate a contesti ufficiali, soprattutto quando accompagnano documentazioni complesse come manuali o certificazioni. Ne abbiamo parlato in questo articolo dedicato alla traduzione dei manuali tecnici, dove approfondiamo l’importanza di accuratezza, coerenza e competenze settoriali.
Legalizzazione dei documenti: cos’è, quando serve e chi la gestisce
L’asseverazione richiede spesso un passaggio successivo che consente validità e, di conseguenza, utilizzo anche all’estero: la legalizzazione, ovvero un’autenticazione della firma apposta sul verbale di asseverazione.
La legalizzazione, in termini pratici, consiste nell’apposizione di un timbro ufficiale che attesti l’autenticità della firma del funzionario che ha sottoscritto il verbale di asseverazione. Viene utilizzata soprattutto quando la traduzione è dall’italiano verso una lingua straniera e il documento quindi destinato all’estero.
Questa procedura non sempre è necessaria: alcuni Paesi, tra cui Francia, Germania e Italia, hanno accordi bilaterali che esonerano dalla legalizzazione, ma nonostante questo, in alcuni casi, viene comunque richiesta ed è preferibile eseguirla.
Nel nostro Paese la legalizzazione dei documenti vede la gestione da parte di diversi enti, in base alla tipologia del documento stesso.
La Procura della Repubblica si occupa di atti firmati da un cancelliere o da un notaio, mentre, per atti firmati, per esempio, da funzionari della Camera di Commercio può essere richiesta la legalizzazione presso la Prefettura.
Come puoi, quindi, legalizzare un documento straniero, qui in Italia? Ovviamente rivolgendoti a professionisti di settore, qualificati e certificati.
Dalla traduzione alla legalizzazione: il procedimento spiegato passo per passo
Perché un documento abbia pieno valore legale, in Italia, è necessario che segua un iter specifico che varia sulla base della tipologia nonché del Paese di provenienza e che coinvolge le varie fasi di cui si è accennato sopra.
Dopo aver visto nel dettaglio cosa si intende per traduzione giurata e legalizzazione, ecco una sintesi dei passaggi fondamentali da seguire, pensata per chi ha bisogno di orientarsi rapidamente tra documenti, uffici e tempistiche.
Traduzione del documento
Il primo passo è sicuramente quello di affidare il documento alle competenze di un professionista, possibilmente specializzato nel settore di riferimento, così da avere la garanzia di una traduzione fedele e accurata tuttavia priva di valore legale.
Asseverazione della traduzione
Successivamente alla traduzione si può procedere con l’asseverazione, ovvero con la sottoscrizione di un verbale che attesta, sotto giuramento, la corrispondenza tra il testo originale e la sua versione nella lingua tradotta. Il documento acquista ora valenza legale e può essere utilizzato nei contesti previsti.
Legalizzazione o richiesta di postilla
Quando il documento è destinato a un Paese estero si richiede, generalmente, un ulteriore passaggio, la legalizzazione.
Questa procedura conferma, come specificato in precedenza, l’autenticità della firma di chi ha sottoscritto il verbale di asseverazione.
Se il Paese interessato aderisce alla Convenzione dell’Aja del 1961, la legalizzazione consiste nell’apposizione della postilla; se, invece, il Paese di destinazione non ha aderito alla suddetta convenzione, viene apposto un timbro cosiddetto di “legalizzazione unica”.
In entrambi i casi devono essere sottoscritti dal Procuratore della Repubblica.
Quali documenti presentare e quanto può durare l’intero iter?
Per avviare questo processo è fondamentale, innanzitutto, presentare il documento originale, oppure una copia conforme, possibilmente in formato cartaceo e leggibile, e indicare con precisione l’uso previsto (per esempio: iscrizione a un’università, pratica di cittadinanza, pratica aziendale, ecc.).
Talvolta, è utile allegare una traduzione preliminare o eventuali istruzioni particolari richieste dall’ente destinatario.
Per quanto riguarda le tempistiche, potrebbero variare in base alla complessità del testo e del tipo di documento:
- la traduzione può richiedere da 1 a 5 giorni lavorativi;
- l’asseverazione richiede in media 1–2 giorni, in base alla disponibilità del tribunale o del notaio;
- la legalizzazione può richiedere ulteriori 3–7 giorni, variabili a seconda dell’ente competente (Procura, Prefettura).
Checklist pratica: documenti necessari, bolli e passaggi da conoscere
Prima di avviare una traduzione con valore legale, è utile sapere che:
- il documento può essere originale o in copia, ma non può essere modificato dopo l’asseverazione.
- vanno applicate marche da bollo da 16€ ogni 4 pagine.
- alcuni documenti richiedono legalizzazione aggiuntiva presso la Prefettura o la Procura, a seconda del firmatario.
- in caso di documenti in lingue non latine (es. cinese, russo), è necessaria la traslitterazione dei nomi, eventualmente con copia del passaporto.
Per chi deve legalizzare documenti firmati a mano, può essere richiesta una procedura preventiva prima di tradurre.
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L’importanza di affidarsi a un professionista
Una traduzione con valore legale non dovrebbe mai essere sottovalutata: errori, omissioni o imprecisioni, possono compromettere la validità del documento con conseguenze gravi.
Diventa quindi importantissimo affidarsi a un partner specializzato che abbia le giuste competenze ma anche, e soprattutto, una conoscenza approfondita delle normative in materia di traduzione ufficiale dei documenti.
Dal 1982, Soget Est si avvale di traduttori madrelingua qualificati, esperti nei diversi ambiti di specializzazione, e gestisce con precisione ogni fase del processo: dalla traduzione all’asseverazione, fino all’eventuale legalizzazione.
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