Nell’ambito delle relazioni professionali, mantenere una comunicazione efficiente è essenziale, specialmente quando si opera in contesti internazionali. In particolare, quando ci si assenta dall’ufficio (che sia per vacanze, malattia o altri motivi) è fondamentale informare colleghi, clienti e partner tramite un messaggio fuori sede adeguato. Il messaggio fuori sede in inglese, il celeberrimo out of office, è uno strumento chiave per gestire le aspettative e mantenere la professionalità.
In questa guida, esploreremo quindi come scrivere un messaggio fuori sede in inglese efficace.
Cos’è un messaggio fuori sede?
Un messaggio fuori sede, o out of office reply, è una risposta automatica inviata ai mittenti delle email durante il periodo in cui non si è disponibili: serve a informare chi ti contatta della tua assenza, specificando la durata e fornendo, se necessario, contatti alternativi.
Il messaggio fuori sede, anche in inglese, è dunque uno strumento essenziale per garantire una comunicazione trasparente e per evitare che la tua indisponibilità sia percepita come un disservizio.
Perché è importante scrivere un messaggio fuori sede?
Redigere un OOO – out of office reply – non è solo una questione di cortesia, ma una pratica professionale indispensabile per:
- gestione delle aspettative di partner e clienti: comunica immediatamente la tua indisponibilità, evitando fraintendimenti o attese prolungate;
- professionalità: dimostra rispetto e attenzione verso chi ti contatta;
- continuità operativa: fornendo un contatto alternativo, assicuri che le questioni urgenti possano essere gestite in tua assenza.
Come scrivere un messaggio fuori sede efficace
Struttura di un messaggio fuori sede
In ogni caso, un messaggio fuori sede dovrebbe includere i seguenti elementi:
- saluto iniziale: un’apertura cortese, come un semplice Hello;
- ringraziamento: mostra apprezzamento per il contatto ricevuto: Thank you for your message / Thank you for getting in touch;
- periodo di assenza: specifica le date in cui sarai indisponibile: I will be out of the office until [data];
- accesso limitato alle email (se applicabile): se prevedi di controllare le email occasionalmente, ad esempio se sei ad una visita medica e prevedi una lunga attesa: I will have limited access to my email / I am out of office with limited access to my email (questa formula è sconsigliata se, invece, sei in ferie!);
- contatto alternativo: fornisci i dettagli di un collega o di un dipartimento che può assistere in tua assenza: For immediate assistance, please contact [nome collega] at [email] / [sales] department at [email];
- ringraziamenti e saluti finali: concludi con una nota di cortesia. Regards, Sincerely, Best wishes.
Facoltativo è, invece, indicare il motivo dell’assenza: se vuoi, puoi menzionare se sei in vacanza, in viaggio di lavoro o assente per altri motivi.
È importante andare dritti al punto: un messaggio breve e diretto aiuta il destinatario a comprendere rapidamente la situazione. Evita quindi dettagli superflui e informazioni personali non necessarie.
Assicurati anche di specificare quando sarai nuovamente disponibile. Puoi utilizzare frasi come: I am out of the office until Monday, 3 January/ I’ll be back on Monday, 3 January.
Tono e stile appropriati
Il tono del tuo messaggio può variare a seconda del destinatario finale, ed è importante adattare lo stile in base a chi potrebbe ricevere la tua risposta automatica: questo vale anche per i messaggi OOO in inglese. Bisogna fare attenzione a usare le giuste formule di cortesia!
Comunicazione formale: se ti rivolgi a clienti, fornitori o colleghi internazionali, mantieni un tono professionale; evita abbreviazioni come “I’m” o “’cause” e utilizza un linguaggio chiaro e diretto. Non tergiversare: vai dritto al punto, indica il periodo in cui non sarai disponibile e chi contattare.
Inizia il messaggio con un’espressione di ringraziamento, come: Thank you for your message.
E potresti continuare con:
I am currently out of office with limited access to my email until 20th August. If you require immediate assistance, please email info@company.com.
Comunicazione informale: se il messaggio rimane interno all’azienda o se il destinatario è un collega con cui hai confidenza, puoi permetterti un tono più colloquiale e, perché no, un pizzico di ironia. Ad esempio:
Hey there!
I’m off on vacation until the 20th, probably lost on a Greek island as you read this. I’ll get back to you when I’m back. If it’s urgent, drop a line to info@company.com.
Cheers,
[Il tuo nome]
È importante notare che un messaggio di questo tipo potrebbe non essere appropriato se non sei sicuro di chi riceverà la tua risposta automatica: in caso di dubbio, è sempre meglio optare per un tono un poco più formale.
Esempi di messaggi fuori sede in inglese
Ecco alcuni esempi pratici per diverse situazioni, che puoi adattare alle tue esigenze.
Messaggio standard, adatto a brevi assenze:
Hello,
Thank you for your email. I will be out of the office until [data]. If your query is urgent, please contact [nome collega/dipartimento] at [email] in my absence.
Kind regards,
[Il tuo nome]
Messaggio per vacanze: molto utile per le vacanze estive o come out of office per Natale:
Hi there,
Thank you for your message. I am on holiday from [data] to [data] and will be back on [data]. While I’m away, please reach out to [nome collega/dipartimento] at [email] for any urgent matters. Otherwise, I will reply as soon as I return.
Best wishes,
[Il tuo nome]
Messaggio per malattia:
Hello,
Thank you for your email. I am out of the office due to health reasons; I will not have access to my inbox until [data]. If your request is urgent, please contact [nome collega/dipartimento] at [email].
Regards,
[Il tuo nome]
Messaggio per viaggio di lavoro: utile se sei, ad esempio, a un evento o una conferenza:
Hello,
I am attending a conference from [data] to [data] and will have limited access to my email. For immediate assistance, please contact [nome collega/dipartimento] at [email].
Kind regards,
[Il tuo nome]
Messaggio informale: con questo tipo di messaggi puoi sbizzarrirti, ma ricorda che sono da utilizzare con cautela e per comunicazioni interne all’azienda, o in contesti estremamente informali:
Hey there!
I’m on vacation right now. I’ll try to reply to your message ASAP. If it’s super urgent, contact [nome collega/dipartimento] at [email].
Talk to you later!
[Il tuo nome]
Errori da evitare nei messaggi fuori sede
Assicurati, infine, che il tuo messaggio sia professionale e chiaro: presta attenzione ai seguenti punti:
- evita informazioni vaghe o incomplete: specifica sempre le date di assenza, quando prevedi di rispondere e fornisci un contatto alternativo;
- non utilizzare un tono inappropriato: specie nel caso in cui il messaggio sia rivolto a clienti, partner o fornitori, mantieni un linguaggio molto professionale, evitando espressioni gergali, ironiche o umoristiche che potrebbero non essere comprese o considerate poco professionali; se il messaggio è interno all’azienda o al tuo solo dipartimento, puoi valutare formule più intriganti e brillanti;
- non condividere dettagli personali: non è necessario spiegare nel dettaglio i motivi della tua assenza.
- attenzione agli errori grammaticali o ortografici: un messaggio con errori, soprattutto errori di grammatica, può compromettere la tua credibilità: controlla sempre che non ce ne siano;
- imposta il messaggio su tutti gli account coinvolti: assicurati di attivare la risposta automatica su tutti i dispositivi e account utilizzati;
- non dimenticare di disattivare il messaggio al ritorno: ricordati di disattivare la risposta automatica al tuo rientro per evitare confusione.
Conclusione
Un messaggio fuori sede in inglese ben strutturato è essenziale per mantenere la professionalità e garantire una comunicazione efficace durante la tua assenza. Seguendo i consigli e gli esempi forniti in questa guida, potrai creare un out of office che rispecchia davvero il rispetto verso chi ti contatta e che sia efficace anche se non è scritto nella tua lingua madre.
In alcuni casi, tuttavia, potresti aver bisogno di inviare messaggi fuori sede in più lingue o comunicare con clienti internazionali di alto livello: in queste situazioni, è fondamentale che il messaggio sia impeccabile sotto ogni aspetto. Affidarsi a professionisti della traduzione come Soget Est garantisce che il tuo messaggio sia adattato al contesto culturale e linguistico del destinatario.
Soget Est offre servizi di traduzione professionale in diverse lingue e per diverse nicchie di mercato e assicura che ogni comunicazione sia efficace e rispettosa delle sensibilità culturali.
